5 dicas para economizar nas viagens corporativas

As viagens corporativas continuam crescendo no Brasil – líder do segmento na América Latina. No entanto, quando não planejadas de forma adequada, podem pesar no orçamento das empresas – independentemente de seu tamanho. A hora do reembolso também não é tarefa fácil, já que pode tomar muito tempo de trabalho, desgastar gestores e funcionários e afetar a produtividade das organizações.

Diante disso, especialistas apontam cinco dicas que podem fazer a diferença na hora de fechar as contas com despesas corporativas.

1. Defina as políticas de viagens em sua empresa

De acordo com Bruno Pain, diretor do VExpenses, aplicativo que oferece praticidade para a gestão de despesascorporativas, para não se perder no controle das despesas geradas, é importante elaborar uma política que contemple todos os aspectos que uma viagem pode ter.

“Relatórios, recibos, refeições, cancelamentos ou alterações de reserva, procedimentos de segurança, definições de gastos diários, enfim, tudo deve estar claro para que você esteja preparado para qualquer eventualidade no setor administrativo”, explica o profissional. Além dos gastos básicos, é fundamental também considerar possíveis gastos extras caso ocorra algum tipo de imprevisto.

2. Invista em uma agência de viagem de confiança

Ter uma agência de viagem corporativa – TMC (Travel Management Companies) – parceira é essencial paraauxiliar as empresas no desenvolvimento de relatórios detalhados de gastos e consultoria na gestão dasviagens, contribuindo, assim, com a redução de custos.

De acordo com Rubens Schwartzmann, CEO da Costa Brava Viagens e Eventos e presidente do Conselho de Administração da Abracorp, a escolha da TMC adequada ao negócio deve ser precedida de discussões internaspara determinar os objetivos fundamentais do programa de viagens. “A crescente demanda por viagenscorporativas requer, cada vez mais, programas gerenciados com segurança, de modo a equilibrar as necessidades dos funcionários com os objetivos corporativos”, comenta o executivo.

3. Contrate um gestor de viagens

Se a empresa é grande e/ou as viagens são muito frequentes, controlar de perto as despesas corporativas pode se tornar uma tarefa difícil, podendo sobrecarregar o setor Administrativo e/ou Financeiro. Neste caso, contratar um Gestor de viagens que cuide somente de assuntos relacionados a isso é uma boa alternativa. Além de ajudar uma empresa a reduzir gastos, o Gestor pode otimizar recursos, para que eles possam ser aplicados em outros setores e melhorem a produtividade da empresa.

4. Utilize ferramentas de gestão de reembolsos

Para acabar com a burocracia que envolve a gestão de despesas de viagens corporativas, algumas empresas desenvolveram ferramentas importantes para ajudar nessa organização. É o caso da VExpenses. O aplicativo desenvolvido pela empresa permite a substituição dos relatórios em papéis e planilhas por fotos de celular.

O funcionário tira foto do recibo e o sistema identifica automaticamente os dados, atualizando o responsável da área com relatórios de despesas para aprovação. A solução ajuda o gestor a acompanhar orçamentos de perto, além de otimizar o tempo e facilitar o processo de reembolso.

5. Faça acordos comerciais

Fechar acordos comerciais com fornecedores do segmento, como companhias aéreas, locadoras de veículos, empresas de táxi, hotéis e restaurantes, também pode ajudar as empresas a economizarem. “No caso das companhias aéreas, por exemplo, além da possibilidade de conseguir descontos em bilhetes aéreos, é possível, dependendo da empresa, definir um volume mensal de reembolso de viagens corporativas, para que não haja desperdícios relacionados a voos não utilizados”, comenta Pain.